日頃、英文メールを打つ機会があまりないからメールの冒頭に何を持ってきたらいいか分からない
（※本記事は2024年3月25日に更新した記事です。）
このような悩みを持ったことありませんか。
本記事では、以下の悩みを持っている人に読んで欲しい内容です。
✓こんな人に読んで欲しい
- 自己紹介文の重要性を知りたい方
- 英文の肩書が知りたい方
- 自己紹介文の作り方を知りたい方
✓本記事の内容
✓本記事の執筆者について
この記事を読めば、ネイティブスピーカーの自己紹介文を自分のテンプレートとして使用することができます！
それでは、実際に見ていきましょう！！
英文ビジネスメールの書き出しマナー
はじめに、日本語のビジネスメールにマナーがあるように、英語にも同様にマナーがあります。
マナーを理解せず送ったメールに返信が来ないなんていうことは避けたいですよね。
本章では、メールを送付する上で絶対に守るべきマナーを以下3つに分けて解説します。
上の3点を意識するだけで相手が自分に抱く印象は変わりますので、
ぜひ上記ポイントは抑えて書きましょう。
件名は簡潔に
メールを相手にすぐ読んでもらえるように、簡潔にしましょう。
皆様も普段働いていると、膨大なメールを受けとっているかと思います。
その中で、メールをすぐ開くか否かは件名を見ますよね。
なので、件名は一目見て簡潔にすることを意識してください。
具体例として、送付するメールがお願いなのか提案なのか、要件が分かるようにしましょう。
以下、件名でよく使用するフレーズです。
- 【Request】～ （依頼）
- 【Offer】～ （提案）
- 【Report】～ （報告）
私の場合【】で囲んで要件をよりわかりやすくしてますが、そこはつけなくてもOKです。
宛名を正しく綴る
日本語の「～様」のように、英語は敬称が統一されている訳ではありません。
性別や結婚しているかで、使用する単語が変わってきます。
基本の文章構成は、 "Dear + 敬称 + 苗字" で宛名を書きます。
後ほどの章で詳しく解説するので、
本章では敬称は性別や結婚有無で使用単語が変わることを頭に留めておいてください。
キッカケを書く
どのような背景があり自己紹介をすることになったのか、キッカケを一言いれましょう。
「キッカケなんて必要？」と思うかもしれませんが、
キッカケの一文があると先方から配慮のある人だと評価してもらえます。
加えて、その後の本文も読んでもらいやすくなります。
代表的な例文を以下、紹介いたします。
- I have changed business card with you last ～
（先日、名刺交換をさせていただいた者です。） - I am interested in your company profile which ～
（貴社プロフィールの～に興味を持って） - I was reffered to you by ～
（貴社を～から紹介されて）
英文ビジネスメールの基礎（肩書編）
役職や職種といった肩書は無数にあり、全部を把握するのは難しいです。
本章では、以下3点についてそれぞれ紹介します。
役職編
役職って非常に多くないですか。その上に、会社によっても呼び方も違います。
ゆえに、都度調べてしまうことは多いのではないでしょうか。
本章では、一覧でメジャーな役職に関する英語を紹介します。
- Chairperson （会長）
- President （代表取締役社長）
- Excective Vice President （副社長）
- Senior Managing director （専務取締役）
- Managing diretor （常務取締役）
- Director （取締役・役員）
- General Manager （支社長/本部長）
- Office manager （店長）
- Manager （部長）
- Assistant manager （次長）
- Section Chief （課長）
主に上記を使用するケースが多いです。
紹介した役職はほんの一部ですので、
相手の会社で組織図が分かるようであれば確認してからメールに書く方が確実です。
役職者の肩書については、以下の記事でも紹介していますので、ぜひ確認してください。
会社によっては、役職者のニュアンスが変わってくるケースが多いので名刺を持っていればその通り書きましょう。
職種編
自分の職種をどのように書くべきか迷ったという方は多いはずです。
ここでは、企業で一般的に使用されている職種をベースに英語で紹介いたします。
- Sales （営業）
- Office work （事務職）
- Bank clerk （銀行員）
- Engineer （エンジニア）
- Manager （経営者） ※前に付ける英語により変化
- Accounting （経理）
- Human resources （人事）
- Planning （企画）
- Legal affairs （法務）
- Marketing （PR・販促・マーケティング）
- Secretary （秘書）
メジャーな職種を一部紹介致しました。
勤めている会社によって、職種も多岐に渡るため周囲に確認するのもいいかもしれません。
部署編
最後、部署名についても触れます。
こちらも役職者や職種でもお伝えした通り、固有の呼び方があるかもしれないので、
失礼がないよう事前に名刺や相手のホームページを確認することをオススメします。
部署を英語で表現する際 "Department"が後ろにつくということを覚えておきましょう。
- Sales Department （営業部）
- Accounting Department （経理部）
- Human Resources Department （人事部）
- Legal affairs Department （法務部）
- General affairs Department （総務部）
英文ビジネスメールの基礎（宛名編）
日本語であれば「○○様」でよいですが、英語ですと「様」にあたる敬称がありません。
従って、宛名も同様に正しい使い方を理解し、相手の信頼獲得に繋げましょう。
本章では、1人から複数の人に宛てて送るビジネスメールにおいて、それぞれの使い方を紹介します。
過去記事でも、宛名について紹介していますので興味のある方はぜひ読んでみてください。
1人から2人に書く場合
1人の場合は氏名を書けばOKです。2人の場合は氏名と氏名の間に "and" をいれましょう。
- Dear Mr / Ms ＋（氏名） ※社外向け
- Dear Mr / Ms ＋（氏名）and Mr / Ms（氏名） ※社外向け
- Hi, ＋（氏名） ※社内向け
- Hello, ＋（氏名） ※社内向け
関係性に応じて、上記使いわけましょう。
私の前職時代において、自社の海外オフィスで働くナショナルスタッフ宛のメールは、
氏名の後に "san" をつけて送ることがありました。
このようにより砕けた宛名をもちいるケースもあります。
3人以上に書く場合
3人以上に送る場合は、個別に書くよりも纏めることを心がけましょう。
- Dear everyone ※社内外で利用可
- Dear All ※社内外で利用可
- Dear （グループやチーム名） ※社内外で利用可
上記フレーズ、社内外共に使用可能です。
社内であれば、 "Dear" の部分を "Hi/Hello" に変えてもOKです。
不特定の人に書く場合
誰宛てに書けば良いのか分からないというケースも、非常に多いかと思います。
宛名を書くだけで億劫にならないように、本章でフレーズを紹介します。
- Dear Sir （相手が男性だとわかっている場合）
- Dear Madam （相手が女性だとわかっている場合）
- Dear Sir or Madam （相手がどちらの性別かわからない場合）
- To whom may concern
"Sir" や "Madam" を使用する場合は、適切な部署に問い合わせしているが性別が分からない状態といえます。
逆に、そもそも担当者が不明であったり部署が不明な場合は、"To whom may concern" を使うのが一般的です。
恥ずかしくない英文ビジネスメールの自己紹介
本章では、広く使われている自己紹介のフレーズを紹介します。
冒頭に紹介した件名と同じで、自己紹介文自体も無駄な文章を入れずにできるだけシンプルなものを心がけましょう。
一点自己紹介文のポイントとして、英語での自己紹介はまず名前が来てその後に所属がくるので気を付けてください。
ポイント
- 自己紹介の順番
"My name is （氏名 ＋ 部署 ＋ 会社名）."
簡単な自己紹介例文
自己紹介で意識すべきは、「どこの誰か」をわかりやすく伝えることです。
- My name is Taro Tanaka from ABC corporation.
（私はABCコーポレーションの田中太郎と申します。） - My name is Taro Tanaka of the Human Resources department at ABC corporation.
（私はABCコーポレーション人事部の田中太郎です。） - My name is Taro Tanaka, I am in charge of sales department at ABC corporation.
（私はABCコーポレーションで営業担当をしている田中太郎です。） - I am Taro Tanaka, assistant manager of the sales department at ABC corporation.
（私はABCコーポレーション営業部次長の田中だろうです。）
基本的な書き出しとして、"My name is" か "I am" のどちらかを使用します。
このあとに、メールするに至った背景を書き足すのがオーソドックスな自己紹介文です。
次章の例文を見て、イメージを膨らませてください。
自己紹介を補完する例文
本章では、一度面識があってメールをするケースと面識がない状態でメールする際の例文を紹介します。
①面識ありの場合
Dear Mr. Smith
Good day.
My name is Taro Tanaka of the sales department at ABC corporation.
I have changed business card with you at business forum which was held in Chicago yesterday.
（直訳）
ミスター・スミス様
こんにちは。
私は、ABCコーポレーション営業部の田中太郎と申します。
昨日シカゴで開催されたビジネスフォーラムにてあなたと名刺交換をさせていただいた者です。
②面識なしの場合
To whom may concern,
Greetings.
My name is Taro Tanaka, I am in charge of accountant department at ABC corporation.
I was introduced your company from Mr. Greg Johnson who is working at certified public accountant office.
（直訳）
関係者様へ、
こんにちは。
私は、ABCコーポレーションの経理部担当である田中太郎と申します。
公認会計士事務所で働いているグレッグ・ジョンソン様より貴社をご紹介いただきました。
以上の例文は本ブログでご紹介した流れに沿って作成しております。
自己紹介文といっても、自己紹介に至るまでいくつかのステップを分かりやすく・シンプルに作ることを心がけましょう。
ポイント
自己紹介文を作成するにおいて、以下の要点を抑えて文章を構成しましょう。
①宛名
②挨拶
③自己紹介
④メールをしたキッカケ
まとめ
ポイント毎に相手を配慮した文章をいれるのがネイティブスピーカーの自己紹介です。
英語が母国語でないため、要点を簡潔にした文章で送りたいと思ってしまいがちですが、
英語圏で働いている人はメールから読み取れる人間性も重視しています。
今後も、英語のビジネスメールを打つ機会はどんどん加速していくでしょう。
その中で、自分が取り残されてしまわないようまずは自己紹介文だけでもマスターして活用しましょう。
