英語のメールを送るクライアントに毎回同じ書き出ししかしてこないと思われてそうで嫌だな。
このように思ったことありませんか。
本記事について、以下のポイントをそれぞれ説明しながら上の悩みを解消します。
✓本記事の内容
・適切な挨拶文を使用する重要性
・ビジネスシーン別の挨拶文
・頻出挨拶フレーズの例文集
✓本記事の執筆者について
英語の挨拶文でおさえるべきポイント
挨拶文では、構成を理解することや状況に応じて適切な文章をいれることが非常に重要です。
なぜならば、その2点を抑えておくことで印象が良くなると共に相手からのレスポンスも速くなる可能性があるからです。
皆様も一度は経験があるかと思いますが、メール文面を見てこの人良い人だろうなとか、人間味あるなと感じた瞬間はあるはずです。
つまり、英語においても同様に気の利いた文章をいれることで心象が良くなり関係性構築できるようになります。
この章でわかること
構成と流れ
英文メールの構成は、細分化すると上記の8つに分けられます。
本ブログでは、宛名と時候の挨拶について詳しく解説します。
基本的に、日本語メールと流れは変わりませんが各構成の要点を理解することが重要です。
英文メールの際は、以下ポイントに気を付けましょう。
- 宛名・・・相手の立場に応じて使い分ける
- 時候の挨拶・・・状況によってオリジナリティのある挨拶文を入れる
挨拶文の重要性
ビジネスでは、物事をうまく進めたい相手に対し定型文を多用しても良い関係性は築けません。
先方がすぐにでも返したいと思えるメールであるかは、相手を配慮した一文があるか、丁寧さが伝わるかが大きな要素になるからです。
例えば、相手の不備で対応が遅れていたとします。
「申し訳ございませんでした。対応いたしましたので、よろしくお願いします。」
と簡素に済まされると少し嫌な感じがしませんか。
同様に、英語も " I'm sorry" だけで済ましてしまうと味気がない文章になってしまいます。
だからこそ、多様な単語や文章を使い分けることが重要になります。
特にビジネスにおいて、英語の同義語が持つニュアンスをそれぞれ理解するのは大切です。
宛名の書き方
挨拶文の前に宛名の書き方についておさらいをしましょう。
"Dear" や "Hi/Hello"を名前の前につけるのが一般的です。正しい使い方を理解し、実践で活用してください。
顧客や取引先に対するフォーマルな宛名
取引先や外部の関係者に対しては、"Dear + 敬称 + 苗字" を使用するケースが一般的です。
以下、例文を見てみましょう。
- Dear Mr. Takahashi（（男性の）高橋様へ）
- Dear Ms. Takahashi（（女性の）高橋様へ）
- To whom it may concern,（ご担当者さまへ）
敬称は、男性に対して "Mr" 、女性に対しては "Ms" を使用するのが好ましいです。
また、担当者が分からない場合は "To whom～" を活用すると良いです。
補足ポイント
女性の場合"Miss"は未婚女性に対して、"Mrs"は既婚女性に対して使用する敬称もあります。
どちらか分からない場合は"Ms"を使用するといいでしょう。
また、敬称の後に「ピリオド」を入れるのがアメリカ式、入れないのが英国式です。
親しい間柄におくる宛名
親しい間柄や同僚に対しては、"Dear"も使用しますが、"Hi/Hello"でも構いません。
- Hi, Takahashi（高橋さんへ / やあ、高橋さん）
- Hello, Takahashi（高橋さんへ / こんにちわ、高橋さん）
"Hi/Hello"は親しみやすい反面、直接相手に語りかける印象を与えてしまいます。
そのため、取引先に使用する際は関係性ができた状態で送るのが望ましいです。
宛名の書き方に関する詳細や役職者毎の英語フレーズは、以下記事にもまとめてあります。
気になる方は、ぜひ読んでみてください。
シチュエーション別での挨拶メール
本章では、以下シチュエーション毎の挨拶メールについて解説します。
- はじめましてメール
- 感謝メール
- フォローアップメール
- 報告メール
- お詫びメール
- 依頼メール
- 返信時メール
どのメールも頻繁に使用すると思うので、この機会に抑えておきましょう！
はじめましてメール
はじめましてメールは、今後の関係性作りのために良い印象を初回のメールで与える必要があります。
色々な挨拶文がありますが、代表的なフレーズを紹介します。
①Greetings （直訳：挨拶します）
②It's a pleasure to have the chance to contact you.
（直訳：連絡する機会が持てて光栄です。）
③I hope everything is going well with you.
（直訳：全て順調にすすんでいることを願っています。）
英語には、「はじめまして」というフレーズがありません。
だからこそ、相手に対する敬意や状況を配慮した言葉を初回メールで入れるべきです。
ビジネス英語において「はじめまして」に近いフレーズは、多岐に渡ります。
以下記事で、メール以外のシーンについても紹介しています。
メール以外でも使う機会が多い方は、ぜひチェックしてみてください。
感謝メール
打ち合わせ後や契約後の感謝メールで挨拶文を、"Thank you" だけで済ませていませんか。
ありきたりな挨拶文とならないように、様々な引き出しを身に着けておきましょう。
①Thank you so much for hold the meeting yesterday.
（直訳：昨日は、ミーティングのお時間をくださりありがとうございました。）
②I appreciate for signing long term contract.
（直訳：長期契約にサイン頂き、感謝いたします。）
③Thank you very much for your reply.
（直訳：お返事をいただきありがとうございました。）
感謝メールですので、書き出しは感謝から始まる挨拶文をいれましょう。
覚えておきたいフレーズ
- Thank you so/very much for ～
（直訳：～ありがとうございました。）
一番オーソドックスなフレーズです。使用する機会が多いので覚えておきましょう。 - I appreciate for ～
（直訳：～感謝を申し上げます。）
"Thank you"よりも、かしこまった言い方です。ビジネスにおいて、特に感謝を伝えたい場面で用います。
フォローアップメール
誰かに仕事を依頼するケースは多いかと思います。
その際、進捗確認や場合によっては相手をプッシュするかと思いますが、
ここではその際役立つフォローアップのフレーズを紹介します。
①I am writing this e-mail to follow up on what we discussed at the last time meeting.
（直訳：前回の会議で会話しました件に関してのフォローアップでメールしました。）
②Regarding the title, I've waiting for your reply.
（直訳：表題の件について、返事を待っております。）
③Here is additional information for help you to make a decision.
（直訳：こちらは意思決定する上での追加情報です。）
フォローアップメールの挨拶文は、状況により色々なフレーズがありますがここでは頻出するフレーズを紹介させていただきました。
以下、2つの喋り出しは覚えておくとフォローアップメールにおいて、応用がききやすくなるので確認ください。
覚えておきたいフレーズ
- I am writing this e-mail to follow up～
（直訳：～の件に関してのフォローアップでメールしました。）
フォローアップメールとすぐに伝わるメールなので、以降の文を読んでもらいやすくなります。 - Regarding the title,～
（直訳：表題の件について、～）
表題で要点を既に伝え、以降の文として「理由」を書く手法です。メールを開いてもらう動機付けをタイトルでし、文中はそれを補完する理由を述べるためにつかうフレーズです。
報告メール
上司や関係者など、はたまた取引先に対して報告をする場面もよく目にします。
「構成と流れ」の章でお伝えした通り、英語のメールは結論ファーストを求められます。
たまに同僚のメールを見ると、書き出しが悪いために先に理由を述べてしまうケースがあります。
そうならないためにも、結論が冒頭に来るような書き出しフレーズを覚えましょう。
①I am pleased to inform you that / I regret to inform you that
（直訳：喜んで～をお知らせいたします。/ 非常に申し訳ございませんが～をお知らせいたします。）
②I would like to report ～
（直訳：～について報告致します。）
上記フレーズを使用すれば、伝えたい要点をシャープにできます。
また冒頭に結論も持っていきやすくなりますので、ぜひ覚えておいてください。
お詫びメール
ビジネスにおいて、お詫びメールほど嫌なことはありません。
お詫びメールにおいて一番重要なことは、適切な英語を用いて謝罪の言葉を言い表せているかが肝になります。
単純な "I'm sorry"だけですと、反省しているのかなと相手に思われてしまうかもしれませんので、
こちらのフレーズも覚えておきましょう。
①I (We) sincerly apologize that/for～
（直訳：～について心からお詫び申し上げます。）
②I (We) deeply regret that/for～
（直訳：～について深く反省しております。）
主語のあとに"apologize" や "regret"だけでも構いませんが、
より深く反省やお詫びをするのであれば"sincerly/deeply"といった言葉を入れるようにしましょう。
依頼メール
相手に対して依頼する時の枕詞って日本語でも迷いますよね。
本章では、軽めの依頼と重めの依頼をする時の2パターンについて紹介します。
①I have a (small) favor to ask of you.
（直訳：お願いがあります。）
軽めの依頼の際にこちらを使用します。"favor"の前に"small"を入れると少しお願いがあるのですがと言う意味になります。
②I was wondering if you could ～
（直訳：すみませんが、～にしていただけませんでしょうか）
お願いしづらいことや重い依頼をするときに使用するもっとも丁寧な依頼フレーズです。
依頼をする際は、社内外問わず同じフレーズで通用するので、フレーズさえ覚えてしまえば問題ありません。
補足ポイント
- 依頼メールの際は" Please + 動詞” は避けよう。
→直訳すると「～をしてください」となるので命令口調になってしまうからです。 - より丁寧なお願いが"wonder" 、マイルドなお願いが"appreciate" 、軽めのお願いが”favor" という順で覚えておきましょう。
返信時メール
毎日膨大な量のメールが受信ボックスに溜まっていることは日常茶飯事ですよね。
その中に、英語メールがあるだけで返信するのが億劫になるでしょう。
こちらでは、オーソドックスな返信時に使用するフレーズを紹介させていただきます。
①Great to hear from you.
（直訳：君から連絡を貰えて嬉しいです。）
②I appreciate your quick response.
（直訳：早速返信いただきありがとうございます。）
③Thanks for the update.
（直訳：（情報やプロジェクト進捗など）アップデートありがとうございます）
ポイントは、相手から来たメールに対して、反応を挨拶文に差し込むことです。
内容とかみ合わない返信をしてしまうと、違和感を与えることになってしまうので気を付けてください。
挨拶メールの例文集
最後に、ビジネスで遭遇するいくつかの場面において本記事で紹介した内容を用いて例文で紹介いたします。
パターンは無数にありますが、シチュエーション別で使用する挨拶文を本章でイメージしていただければ幸いです。
以下の状況でフォーマルな挨拶文を用いて紹介します。
- フォローアップメール
- お詫びメール
- 依頼メール
フォローアップメールの例文
" Dear Mr. George
Good day.
I am writing this e-mail to follow up the list of M&A companies which I ordered last week wednesday.
How is the situation going so far?"
ジョージ様
こんにちは。
先週の水曜日にお願いした、M&A企業のリストについてフォローアップでメールしました。
現在の進捗状況いかがでしょうか。
お詫びメールの例文
" Dear Mr. George
At first, I sincerly apologize that our delivery date getting late due to force majoule.
Therefore, we would suggest same product which we stock at domestic warehouse."
ジョージ様
最初に、この度はフォースマジュールにつき我々の納期が遅れていることを心からお詫び申し上げます。
したがって、同じ製品で我々が国内の倉庫で在庫しているものを提案させていただきたいです。
依頼メールの例文
" Dear Mr. George
Good morning.
I have a favor to ask you that can you share me the minutes of yesterday meeting?
Somehow, I lost my data because of upadated my desktop this moring.
ジョージ様
おはようございます。
昨日行った会議の議事録を共有いただくことできませんでしょうか。
どうやら、今朝デスクトップの更新をしたことでデータが消えてしまったようです。
まとめ
昨今、グローバル化が進むにつれて英語でのメールやりとりが増えたという方も多いと思います。
その際に、使い古された挨拶文でやり取りするのと、
多種多様なレパートリーを持っている人で先方の印象もガラリと変わります。
私も前職で英語メールを貰った際に、
挨拶文で気の利くフレーズを入れている方は良い印象を持って仕事をしていました。
勿論、中には対面した際のギャップが強くタフな交渉をしてこられる方も沢山いましたが。。。(笑)
脱線しましたが、ビジネスシーン別で複数の挨拶フレーズは持っておくと今後便利です。
なので、早速どれか一つでも使ってみて自分が前に送っていたメールと見比べてみてください。
印象がかわっていることを実感できるはずです。
